Предпринимателям на УСН не нужно заморачиваться с бухгалтерской отчетностью. Закон предъявляет к ним одно требование по бумагам — регулярно вести книгу учета доходов и расходов. Ее не нужно сдавать каждый отчетный период. Налоговики запрашивают данные, если нашли нестыковки при анализе движения финансов, когда проверяли декларацию. Типичная ситуация: сотрудники ФНС проводят камеральную проверку, запросили в банках справки по движению денежных средств, и что-то не сошлось с декларацией. Чиновники тут же потребуют дать внятное объяснение сложившейся ситуации.

На этом этапе и понадобится КУДиР, заполненная по всем правилам. Расскажу, как это сделать. Не важно, какая у коммерсанта система налогообложения. Документ используют на ЕСХН, ПСН и ОСНО. У требования налоговой есть сроки давности. Книгу надо направить в отделение ФНС в течение 10 дней после получения соответствующего требования. Нарушителям грозит штраф по ст. 120 НК РФ. В лучшем случае придется заплатить 10 тыс. руб., в худшем — 30 тыс. руб.

Правила ведения книги

Уровень цифровизации государственных структур не позволяет предпринимателю вести КУДиР в электронном виде. Нет, никто не запрещает заполнять отчетность в Excel, но в конце отчетного периода документ надо распечатать, прошить и пронумеровать страницы в лучших традициях 90-х годов. Еще нужно поставить подпись руководителя и печать, если она есть у бизнесмена. Финальный штрих — указать количество страниц на последнем листе. На картинках видно лучше. Для проделывания отверстий в бумаге можно взять шило или толстую иголку:

Надо сделать так, чтобы края ниток выходили на обратную сторону книги. Остается зафиксировать «прошивку». Для этого подойдет листок любого цвета. Можно намазать его канцелярским клеем и прижать к нитям. После высыхания на нем нужно написать традиционную служебную информацию: «Прошито, пронумеровано, 13 листов».

Титульный лист не нужно нумеровать. Это общепринятая практика. Хотя в Приказе Минфина РФ от 22.20.2012 г. под № 135н, регламентирующем работу с книгой, нет прямых указаний на порядок нумерации и прошивки.

Важно поставить подпись так, чтобы она одновременно захватывала последнюю страницу КУДиР и листок-фиксатор. Аналогично стоит поступить с печатью:

На этом «физическую» часть работы можно назвать законченной. Налоговый кодекс обязывает предпринимателей распечатывать и прошивать даже пустые разделы книги. Если бизнесмен решил на время отойти от дел и отправиться в отпуск, придется заполнять нулевую КУДиР. Для этого в графах вместо цифр надо поставить нули. Советую вносить записи сразу после соответствующих движений по счету. Иначе есть шанс забыть что-то и узнать о нарушении во время проверки со стороны ФНС. Теперь перейдем непосредственно к заполнению.

Список разделов

Первый, титульный лист, это вводная информация. Кроме него есть пять разделов:

Для предпринимателей на УСН есть разница в заполнении. Для схемы 6 % «доходы» предусмотрен один порядок внесения записей, а если выбрана ставка 15 % «доходы минус расходы», правила меняются. Расскажу, в чем разница.

Заполнение на УСН «Доходы»

Бизнесмены на упрощенке должны вносить данные в разделы I, IV, V. На остальное можно не обращать внимание.

Раздел I

Сюда нужно записывать все хозяйственные операции. Важна очередность. Нельзя заполнять строки вразнобой. В первой графе ставим номер операции, во вторую вносим дату и реквизиты первичных документов. Это могут быть накладные, товарные чеки, платежные поручения, акты. В третьей колонке описываем детали операции, в четвертую добавляем сумму. Большинство предпринимателей оставляют пятую графу пустой. Ее нужно заполнять лишь тем, кто получил субсидию на развитие малого и среднего бизнеса. Пример заполнения:

Советую записывать сведения о доходах только в случае, когда деньги уже поступили в кассу или на расчетный счет. Клиент может просрочить оплату, понадобится переделывать запись. Хорошо, если вы еще не распечатали КУДиР. Когда бумага уже вышла из принтера, вы пронумеровали страницы и поставили роспись, вся работа пойдет насмарку. Придется заново повторять этот квест. С точки зрения закона, предоплата тоже попадет в категорию доходов. Поэтому ее надо вносить в четвертую графу. Если вернули заказчику предоплату, ее тоже записываем в графу 4, только с минусом перед цифрой. Вот как это выглядит:

Возврат не надо вносить в пятую графу. Иначе он повлияет на размер налогооблагаемых доходов, уменьшит их.

Раздел IV

В этой части КУДиР собраны все суммы, снижающие налог. Сюда попадают страховые взносы ИП, уплаченные за себя. Плюс больничные пособия для сотрудников, если у бизнесмена есть нанятый персонал. Советую вносить изменения в раздел сразу после совершения операции. В конце квартала лучше подбить общую сумму. Ее записывают в десятую графу. Будет легче посчитать налог и провести сравнение вычета и лимита. Пример заполнения:

Вместе с данными за квартал советую вести подсчет сумм, накопившихся в течение других отчетных периодов: полугодие и год.

Раздел V

Здесь все, что связано с торговым сбором. Это специальный налог, который платят торговые предприятия и предприниматели, ведущие деятельность на территории Москвы, Санкт-Петербурга и Севастополя. Пока сбор действует только для бизнесменов из городов федерального значения. Но закон не мешает региональным властям вводить аналогичные платежи. Пока главы субъектов Федерации не пользуются своим правом, но со временем ситуация может измениться.

Региональные коммерсанты обязаны заполнять раздел наравне со столичными. Только вместо сумм надо ставить прочерки, а указывать лишь отчетный год:

В конце отчетного периода нужно подсчитать общие суммы за квартал, полугодие и год.

Заполнение на УСН «Доходы минус расходы»

Система налогообложения предполагает заполнение I, II и III раздела КУДиР. Плюс справку к первому разделу, рассчитанную на основе итоговых значений расходов и доходов.

Раздел I

Здесь все аналогично записям, которые нужно делать при работе на УСН «Доходы». Пишем строго по календарному порядку, указываем реквизиты первичных документов. Четвертая графа предназначена для доходов, а в пятой содержатся суммы расходов. В книгу должны попасть лишь те операции, которые учитываются при подсчете налога. Пример:

Траты не сразу попадают в категорию расходов. Если вы занимаетесь торговлей и купили товар для перепродажи, вносить данные в КУДиР надо лишь в случае, если выполнены все условия:

• товар от поставщика получен;
• вся сумма за товар оплачена;
• товар отгружен покупателю.

Расходы, которые понес бизнесмен в связи с выплатой зарплат сотрудникам, стоит вносить в книгу после получения работником денег в кассе или при поступлении финансов на его зарплатную карту. Подробности можно узнать в ст. 346.17 НК РФ.

Раздел II

Сюда попадают сведения по основным средствам, введенным в эксплуатацию. Советую распределять затраты равномерно. Простой пример. Вы приобрели для работы компьютер за 100 тыс. руб. в марте, то есть в I квартале. Тогда сумму можно раскидать по 25 тыс. руб. на каждый квартал. А если приобретение сделано в июле (III квартал), то затраты стоит распределить на два раза по 50 тыс. руб., чтобы в течение года учесть все расходы.

Финальную сумму за нынешний квартал из двенадцатой графы надо внести в пятую графу первого раздела. При этом стоит указать последнее число квартала. Графы под номерами 7, 8, 14, 15 нужно заполнять, если приобрели основное средство до перехода на «упрощенку». Пример:

Не слишком наглядно, зато суть передана верно. Таблица слишком широкая, поэтому я убрал шапку и указал лишь номера столбцов по КУДиР. Добавлю еще и картинку:

На УСН «Доходы минус расходы» слишком много бумажной волокиты. Поэтому советую переходить на систему налогообложения лишь в том случае, если доля расходов составляет 60 % от доходов и более.

Раздел III

Сразу после запуска бизнеса дела не всегда идут гладко. Можно проработать весь год в убыток. В этом случае можно перенести «минус» на следующие годы и уменьшить налоговую базу на эту сумму. Вот как нужно заполнять раздел:

На первый взгляд не совсем понятно. Приведу еще одну таблицу, так будет более наглядно:

На этом процесс заполнения КУДиР заканчивается. Чтобы не заморачиваться с ручными действиями, можно воспользоваться услугами специализированных сервисов, которые берут сведения из электронной отчетности и на их основе автоматически заполняют книгу учета доходов и расходов.

Бизнес отнимает много времени и сил. Из-за этого возникает риск попасть в неприятную ситуацию. Если появляются постоянные проблемы с поставщиками и покупателями, предприятие теряет деньги. В это время важно сохранять позитивный настрой и самообладание. Советую пройти бесплатный вебинар «Как создать поток изобилия и денег». Автор поможет настроиться на правильные мысли, ответит на все вопросы.