Не секрет, что в России все взносы и налоги за сотрудника рассчитывает и платит работодатель. Бухгалтеру или кадровику приходится составлять отчет 4-ФСС. Эта бумага нужна для того, чтобы узнать, сколько денег придется отдать в фонд социального страхования. На титульном листе в специальном поле указывается ССЧ — среднесписочная численность работников. Расскажу, какая формула подходит для расчета за каждый отчетный период.

Методика расчета

Логично предположить, что ССЧ — количество сотрудников на предприятии. Но еще нужно учитывать вид занятости. Методика расчета регламентирована в Приказе Росстата от 24.11.2021 г. № 832. Число влияет на способ подачи бланка. Если среднесписочная численность в прошлый отчетный период превысила 100 человек, то налоговую декларацию в ФНС надо направлять в электронном виде.

Кого не нужно вносить в список

Не весь персонал следует включать в ССЧ. Есть категории сотрудников, которые не находятся в штате, но вроде выполняют какие-то обязанности. Вот список исключений:

• Персонал, принятый по совместительству из других организаций.
• Исполнители по ГПХ — договорам гражданско-правового характера.
• Работники, привлеченные из мест тюремного заключения.
• Люди, направленные на работу заграницу или в другую компанию.
• Те, кого фирма отправила на обучение с отрывом от производства.
• Сотрудники, которые подали заявление об уходе или не вышли на работу без предупреждения руководства.
• Собственники компании, не получающие зарплату.
• Бывшие работники, которые несут обязанности военной службы.
• Адвокаты и участники кооператива, не заключившие трудовые договоры.

Есть и другие категории, все они подробно описаны в п. 2.4.1 Приказа Росстата № 832. Думаю, кадровикам и бухгалтерам, которым придется составлять отчет 4-ФСС, лучше заглянуть в первоисточник.

Формула за месяц

Первым делом надо рассчитать среднесписочную численность за каждый месяц. Формула будет такой:

(ССЧ1+ССЧ2+ССЧ3+...+ССЧ30)/30

Поясню. Необходимо сложить количество персонала, работавшего каждый день, и сумму разделить на число дней в месяце. Не стоит забывать про выходные и праздники. Учитываем все 7 дней недели, а не только будни. Но если сотрудник уволился в пятницу, его не надо вносить в общий список, начиная с субботы.

Приведу пример. У ИП в апреле 2022 года трудится трое человек. Первый отработал все 30 дней месяца. Второй только 18 дней, а потом уволился. Третий выполнял служебные обязанности 27 дней. Займемся подсчетами:

(30+18+27)/30=2,5 человека.

Вот такие полтора землекопа. Но, все правильно. Получается, что среднесписочная численность за апрель составила 2,5 сотрудника.

Персонал с неполным рабочим днем

Здесь все зависит от условий трудового договора и рабочего времени, регламентированного на предприятии. Если сотрудник работает половину дня, так и надо считать. Допустим, человек трудится 2 часа в компании, где в штатном расписании прописан рабочий день, равный 8 часам. Как деятельность штатной единицы отразилась «на производстве»? Считаем:

2/8=0,25 человека.

Допустим, в таком режиме человек отработал в компании 20 дней. Получим итоговую цифру:

20×0,25=5 человек.

Но это еще не все. Цифру нужно поделить на количество дней, допустим, это был май:

5/31=0,16 человека.

Среднесписочная численность персонала, работающего неполный день, считается, как отношение часов полного рабочего дня к отработанному времени. Формула будет выглядеть так:

((отр. часы / кол-во часов в рабочем дне)×кол-во отр. дней)/кол-во дней в месяце

Снова приведу наглядный пример. У ИП Дроздова С. А. было 3 сотрудника автомойки. При этом рабочий день по штатному расписанию равнялся 12 часам. Первый автомойщик работал по 8 часов на протяжении 26 дней. Второй выполнял служебные обязанности по 10" часов в течение 29 дней. Третий мыл машины по 11 часов в день полный месяц. Вот как это будет выглядеть:

Сотрудник 1: ((8/12)×26)/30=0,57 человека.

Сотрудник 2: ((10/12)×29)/30=0,8 человека.

Сотрудник 3: ((11/12)×30)/30=0,91 человека.

За месяц среднесписочная численность будет равна сумме рабочих часов, отработанных каждым сотрудником:

0,57+0,8+0,91=2,28 человека.

Не так все сложно, если знать количество часов. Чтобы владеть точной информацией, необходимо строго следить за учетом на предприятии. Правда, у правила существует исключение. Есть работники, которым неполный рабочий день положен по закону. Их надо считать, как персонал с полной занятостью.

ССЧ за отчетный период

Тут все просто. Достаточно сложить все цифры, полученные на прошлых этапах калькуляции, а потом поделить на количество месяцев отчетного периода:

• первый квартал: 4;
• полугодие: 6;
• девять месяцев: 9;
• год: 12.

Вот какие отчетные периоды предусматривает законодательство. Формула среднесписочной численности такова:

(ССЧ янв. + ССЧ февр. + ССЧ март + … + ССЧ дек.) / кол-во месяцев

Разберем пример. Заведующая отделом кадров ООО «Эдельвейс» составляет отчет о среднесписочной численности за первый квартал 2022 г. Вот как выглядит разбивка по месяцам:

Смотрим на формулу и подставляем данные:

(4+6+8+7)/4=6,25 человека.

В отчетность входят сотрудники на полном и сокращенном рабочем дне. Главное — не ошибиться во время калькуляции. Потому что чиновники найдут недочет во время очередной проверки и накажут предприятие рублем.

Штрафные санкции

Первый просчет, который грозит наказанием — пропуск сроков подачи ССЧ. За это предусмотрен штраф в размере 5 % от суммы неуплаченных взносов за каждый месяц просрочки. При этом максимальный порог штрафных санкций — 30 % от неуплаченных взносов, а минимальный — 1 000 рублей.

Второй «косяк» — предоставление искаженных сведений. Допустим, бизнесмен решил уменьшить сумму взносов и благополучно «забыл», что у него работало 100 человек, а не 50. В этом случае контролирующие органы накажут должностных лиц, а генеральный директор точно не уйдет от возмездия. Ему дадут «сумасшедший» штраф в размере 300-500 руб. Такие санкции предусматривает КоАП РФ, а именно ч. 1 ст. 15.6.

Важна не сама сумма штрафа, а ошибки. Сегодня кто-то ошибся в составлении среднесписочной численности, а завтра пропустил сроки подачи налоговой декларации. Порой голова забита бесконечной гонкой за финансами до такой степени, что уровень внимательности падает до нуля. Все дело в мышлении. Негативные установки ограничивают развитие. Чтобы преодолеть их и выйти на новый уровень доходов, советую пройти бесплатный мастер-класс «Как создать поток изобилия и денег». Автор расскажет о привычках, которые приводят к бедности, ответит на все вопросы.

Принять участие в мастер-классе